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DOKinform NOTIFYagent für ELO

E-Mail Abonnement von Ordnern, Dateien, Aufgaben, Workflows

Der DOKinform® NOTIFYagent sorgt für regelmäßige und automatische E-Mail Benachrichtigung über anstehende Aufgaben oder wichtige Fristen.

Funktionsübersicht

Der DOKinform® NOTIFYagent arbeitet als Dienst und ermöglicht eine serverseitige Benachrichtigung über anstehende Aufgaben (Wiedervorlagen) und Workflow-Aufgaben je Benutzer.

Anwendungsbeispiele

Gerade in der ersten Zeit nach Einführung von ELO sind die Anwender noch nicht gewohnt, ihre Aufgaben auch in ELO zu kontrollieren und zu bearbeiten. So können Fristen verstreichen, ggf. sinkt sogar die Akzeptanz von ELO an sich.

1. Entscheidungen

In allen Unternehmen gibt es Personen, welche nicht regelmäßig am Arbeitsplatz (Schreibtisch) sitzen, welche viel unterwegs sind (Vertrieb, Geschäftsführung, Projektleitung). Ohne dass diese Personen Entscheidungen treffen, kommen Prozesse ins Stocken. Diese Personen werden per E-Mail darauf hingewiesen, dass sie z.B. eine Rechnung per ELO Workflow zur Prüfung und Freigabe erhalten haben.

2. Aktuelle Information

Erinnerung an terminlich wichtige Dokumente, z.B. im Vertragsmanagement erfolgen ohne manuelle Recherche. Der zu überwachende Vertragsordner wird abonniert, bei Ablage von neuen Dokumenten erhält der Anwender automatisch eine E-Mail. Über den in der E-Mail eingebetteten Link erfolgt der direkte Sprung in das ELO-Archiv und direkt auf das Dokument.
Unterstützte ELO-Clients: Web, Windows, Java.

Erstellen eines neuen Abonnements

Um ein neues Abonnement zu erstellen markieren Sie den gewünschten Ordner in ELO und starten über einen Mausklick den Aboagenten. Über ein komfortables und einfach zu bedienendes Webinterface stellen Sie die gewünschten Werte ein.

Sobald ein neuer Ordner oder ein neues Dokument in ELO erstellt wurde, welches Ihren Vorgaben entspricht, erhalten Sie eine E-Mail.

Verwaltung der eigenen Abonnements

Die eigenen Abos verwalten Sie direkt per Webbrowser. Nach der Anmeldung mit Ihrem ELO Benutzernamen und Passwort sehen Sie die Liste Ihrer Abos und können diese nun ändern oder löschen.

In der Liste sehen Sie auch den Status des Abos sowie den Zeitpunkt der letzen Ausführung.

Referenzen